Home > Privacy > Is een opt-in nodig voor nieuwsbrieven?
Is een opt-in nodig voor nieuwsbrieven?
Een nieuwsbrief is een handige manier om snel reclame naar veel (potentiële) klanten te sturen. Maar e-mailmarketing moet aan verschillende wetgeving voldoen.
Hoewel digitale direct marketing veel voorkomt, in de praktijk worden niet altijd de regels toegepast. Bij direct marketing worden persoonsgegevens verwerkt waardoor de GDPR/AVG van toepassing is.
In de overwegingen van de GDPR/AVG staat dat voor direct marketing de rechtsgrond “gerechtvaardigd belang” van toepassing kan zijn, waarbij een belangenafweging tussen het belang van de organisatie en de ontvangers van de reclame moet gemaakt worden.
Dit geldt evenwel niet voor elektronische direct marketing waaronder het sturen van nieuwsbrieven valt. Hierop is de e-privacy richtlijn en Boek XII van het WER van toepassing. Enkel met een rechtsgeldige toestemming van de ontvanger mag er via e-mail reclame gestuurd worden.
Rechtsgeldige toestemming
In de meeste gevallen is het e-mailen van reclame niet toegestaan wanneer geen toestemming is verkregen. Sedert de invoering van de GDPR-AVG moet toestemming aan een aantal voorwaarden voldoen met name moet deze specifiek, geïnformeerd, ondubbelzinnig en vrij gegeven zijn.
Concreet is toestemming rechtsgeldig wanneer:
- uit de vraag blijkt duidelijk namens wie de berichten worden verzonden
- de frequentie wordt benoemd
- er wordt aangegeven wat voor soort informatie zal worden gestuurd. Is dat bijvoorbeeld een overzicht van alle wekelijkse aanbiedingen, van nieuwe acties of nieuwe producten?
- ook wordt vermeld via welke weg de communicatie zal worden verstuurd
- het moet voor de ontvanger duidelijk zijn waar hij terecht kan voor meer informatie, denk hierbij bijvoorbeeld aan het opnemen van een verwijzing naar de privacyverklaring
- de toestemming is niet gekoppeld aan het verkrijgen van (gratis) producten of diensten
Een voorbeeld van een toestemmingsvraag is:
“0 Ik wil graag eens per maand een e-mail ontvangen met aanbiedingen of promoties van organisatie X. Klik hier voor meer informatie”
Hierbij zal de “klik hier” verwijzen naar de privacyverklaring én het acceptatierondje niet vooraf aangevinkt zijn.
Bij controle of wanneer een ontvanger informatie wil over zijn gegeven toestemming, vereist de GDPR/AVG dat u kan aantonen of en wanneer de toestemming gegeven is. Het is belangrijk dat elke gegeven toestemming wordt gelogd.
Toestemming wordt voor elk doeleinde apart gegeven. In het voorbeeld werd deze gegeven voor “het ontvangen van aanbiedingen of promoties”. Het is organisatie X dus niet toegestaan om bv. e-mails over prijsvragen te sturen. Dit is een ander doeleinde waarvoor opnieuw toestemming moet worden gegeven.
“Elke elektronische nieuwsbrief moet de mogelijkheid bieden zich af te melden voor verdere ontvangst.”
Nieuwsbrief versturen zonder uitdrukkelijk toestemming
Bij wijze van uitzondering kan in volgende gevallen toch een reclame e-mail verstuurd worden zonder dat hiervoor uitdrukkelijke toestemming voor vereist is:
1. Aan klanten die al een aankoop hebben gedaan, wanneer:
- de klant iets heeft gekocht (dus voor iets heeft betaald); en
- de digitale nieuwsbrief alleen producten en/of diensten bevat die soortgelijk zijn aan wat de klant heeft gekocht; en
- de klant duidelijk op de hoogte is gebracht dat hij na aankoop een nieuwsbrief gaat ontvangen; en
- de klant nog vóór het moment van aankoop de mogelijkheid heeft gehad om zich te verzetten tegen het ontvangen van die nieuwsbrief.
Let erop dat aan alle voorwaarden tegelijk wordt voldaan, zo niet zal alsnog toestemming vereist zijn. Een voorbeeld zou kunnen zijn dat iemand via de webshop een bepaald product kocht en voor het afronden een vooraf aangevinkt vakje met vermelding dat er toestemming wordt gegeven voor het zenden van elektronische reclame over gelijkaardige producten. De klant heeft dan de mogelijkheid dit vakje uit te vinken vooraleer de koop te voltooien.
2. De Federale Overheidsdienst Economie heeft erkend dat aan e-mail adressen die geen persoonsgegevens ontvangen (info@, marketing@) zonder toestemming reclame kan gestuurd worden.
Vereisten voor de inhoud van de nieuwsbrief
Ook de inhoud van de nieuwsbrief moet aan een aantal vereisten voldoen. Zo moet reclame als zodanig als reclame herkenbaar zijn. Dit kan blijken uit de globale indruk of presentatie zo niet door expliciet de woorden “reclame”, “nieuwsbrief”, “aanbieding” te vermelding in het onderwerp van de E-mail.
Ook moet duidelijk zijn van wie de e-mail afkomstig is. De afzender moet op transparante manier te kennen geven wie hij is. Hierbij worden volgende gegevens vermeld: (bedrijfs-)naam, adres, e-mailadres en ondernemingsnummer. Expliciet de wettelijke gegevens vermelden is hierbij niet vereist wanneer een duidelijke link naar de website van de verzender aanwezig is waarop deze gegevens vermeld staan.
“Sedert de invoering van de GDPR-AVG moet toestemming aan een aantal voorwaarden voldoen met name moet deze specifiek, geïnformeerd, ondubbelzinnig en vrij gegeven zijn.”
Wees duidelijk over de prijs
Prijzen moeten duidelijk en ondubbelzinnig aangegeven worden in de nieuwsbrief wat de vermelding inclusief of exclusief BTW impliceert. Niet-correcte prijsaanduiding kan leiden tot economisch santies.
Zorg voor een uitschrijvingsmogelijkheid
Elke elektronische nieuwsbrief moet de mogelijkheid bieden zich af te melden voor verdere ontvangst. Die mogelijkheid zich uit te schrijven moet even gemakkelijk mogelijk zijn als het geven van toestemming. Bovendien moet dit kosteloos worden aangeboden. Nadat iemand zich heeft uitgeschreven zal de verzender van de nieuwsbrief de elektronische contactgegevens van deze ontvanger uit de lijst van digitale nieuwsbrieven verwijderd worden.
Met het sturen van digitale nieuwsbrieven mogen uiteraard geen virussen of andere schadelijke bestanden gestuurd worden of de ontvanger aanzetten tot het bezoeken van sites waarop dergelijk schadelijk materiaal aanwezig is.
Ook op digitale reclame is de wetgeving inzake misleidende reclame van toepassing.
Bewaartermijn van elektronische contactgegevens
Noch in de GDPR/AVG noch in andere wetgeving wordt een expliciete bewaartermijn voor elektronische contactgegevens voor het sturen van nieuwsbrieven vermeld. Niettemin moet voor elke verwerking van persoonsgegevens een bewaartermijn worden bepaald die via de privacyverklaring wordt gecommuniceerd.
In de praktijk is de meest voor de hand liggende termijn bv. 1 jaar na uitschrijven op de nieuwsbrief. De periode van 1 jaar is dan door de verzender te verantwoorden als bv de mogelijkheid het bewijs van gegeven toestemming te leveren.
6 februai 2020
Door Pascale De Neef
“De GDPR/AVG roept in de praktijk nog veel vragen op. Wil u concreet weten wat u moet doen, teken in op het boek “GDPR compliance in de praktijk“. Verwachte publicatie is voorzien in april.
